How to Communicate Task Assignment (?)

Sabtu, November 07, 2020

Pernahkan dalam organisasi tempat Anda bekerja, Atasan Anda memberikan tugas kepada Anda langsung to the point tanpa penjelasan lebih lanjut, misalnya seperti “ Stef, tolong buatkan Silabus Training ya!”

Sekilas, tidak ada yang salah dengan perintah tersebut. Apa yang Ia minta? Silabus Training Karyawan kan…as simple as that perintahnya. Coba perhatikan sekali lagi? Adakah missing words?

Mari coba kita bahas satu per satu

Bekerja dalam tim, juga dibutuhkan bahasa komunikasi yang efektif. Kita bekerja dengan banyak karakter di dalamnya, mengenali cara kerja mereka itu penting, tapi kita perlu membuat satu kesamaan yang perlu dibiasakan yaitu Bahasa Komunikasi. Pekerjaan yang butuh high movement akan sangat rentan dengan miss informasi, yang dampaknya? Tentu pada output hasil kerja. Bisa jadi atasan kita memberikan task untuk sekedar membantunya atau bahkan memang perlu kita yang men-deliver tugas tersebut.

Kita perlu menerapkan “Treat the people as people” . Ya entah ke sesame peer rekan kerja, terlebih pada atasan atau bahkan bawahan kita.

Seringkali kita atau atasan memberikan tugas yang sebenarnya harmless, namun karena kurang bisa mengomunikasikan dengan tepat akhirnya berubah jadi harmfull bagi si penerima tugas tersebut.

Lalu, formula apa yang perlu diterapkan dalam bahasa komunikasi task assignment?

Keywordnya adalah : Q-Q-T-R = Specify and Scope

 

Quantity       = how much is required?

Quality         = how good does it need to be?

Time            = when is it expected to be complete?

Resource   what is available, how do I access resources, how do I secure more if necessary?

Balik lagi pada perintah tugas seperti ini

Walaupun memang atasan terkadang ingin melihat sejauh mana sebagai bawahan mampu mengartikan perintah tersebut, bukan berarti menjadi atasan bebas akan peran komunikasi efektif. Padahal bisa jadi ia sudah tahu keinginan dia sendiri seperti apa. Tapi dengan biasnya perintah, maka outputnya bisa jadi lebih luas dari ekspektasi sebenarnya dan itu bisa saja dianggapnya sebagai suatu kesalahan. Nah, bahaya kan?Akhirnya selanjutnya kita hanya dianggap dan dicap sebagai orang yang tidak nyambung baginya.

Jika dilihat dari perintah tersebut, quantitynya berapa, apakah ini untuk Unit Bisnis A, atau Unit Bisnis B, Divisi Finance, Divisi Funding, Divisi HR, Divisi Legal, Divisi Corporate Management, dan masih banyak lagi.

Jenjang levelnya? Non-Staff, Staff, Supervisor, Manager, Head, General Manager, Director?

Apakah untuk setiap divisi atau level akan mendapatkan minimal 2 – 5 pelatihan dalam jangka waktu 1 tahun atau berapa lama?

Dan tugas yang diberikan ini harus selesai dalam berapa waktu? Perlu dipresentasikan atau hanya siapkan dalam bentuk soft file saja? Atau di print out?

Lalu sumbernya mau dari mana?

Mari kita breakdown dalam tabel sederhana ini

 

Task to be completed

 “ Stef, tolong buatkan Silabus Training ya!”

Quality

Harus dapat meningkatkan performa kerja baik soft skill maupun hardskill, menunjang kinerja, menggabungkan teori manajemen berbasis kompetensi dan Key Performance Indicator, menciptakan talenta yang outstanding sehingga berdampak pada kinerja perusahaan dan atau dapat mendatangkan revenue.

Quantity

2 to 5 pelatihan per orang/level jabatan/divisi kerja/Unit Bisnis

Time Frame

Per 3 Bulan, 6 Bulan, atau per 1 tahun untuk setiap divisi atau satuan lainnya. Kapan tugas ini harus diselesaikan?

Resources

Kompetensi karyawan, KPI karyawan, hasil Performance Appraisal, interview Head, Training Need Analysis, atau lainnya

 

Untuk penjelasan mengenai specify dan scope.

Oke, jika kita tidak bisa mendeskripsikan untuk perintah tugas yang specify, maka kita bisa pilih untuk kita kasih scope-nya saja. Batasan dari mana sampai mana tugas itu diinginkan hasilnya. Sehingga penerima tugas masih diberikan ruang untuk menggunakan kreatifitas dan inovasinya dalam mengembangkan perintah tersebut.

Sudah jelas bukan? Dari perintah yang singkat itu, ternyata banyak miss informasi di dalamnya?

Sekarang, sebagai bagaian dari tim. Coba kita mulai perbaiki bahasa komunikasi yang tepat. Ini melatih kita bukan hanya fokus pada tugas, tapi juga pada people di sekitar kita. Mereka adalah aset, kita pun aset. So Threat people as people!

You Might Also Like

0 comments

Pengaturan komentar ini menggunakan moderasi. Harap bersabar ya. Terima kasih atas komentar yang dikirimkan.

Dapoer Sate Maranggi Seeu Haah

OFFICIAL WEBLOG OF

OFFICIAL WEBLOG OF
Provides you with information about Human Resource, Business, and Personal Development