How to Communicate Task Assignment (?)
Sabtu, November 07, 2020Pernahkan dalam organisasi tempat Anda bekerja, Atasan Anda memberikan tugas kepada Anda langsung to the point tanpa penjelasan lebih lanjut, misalnya seperti “ Stef, tolong buatkan Silabus Training ya!”
Sekilas, tidak ada yang salah dengan perintah tersebut. Apa
yang Ia minta? Silabus Training Karyawan kan…as simple as that perintahnya.
Coba perhatikan sekali lagi? Adakah missing words?
Mari coba kita bahas satu per satu
Bekerja dalam tim, juga dibutuhkan bahasa komunikasi yang
efektif. Kita bekerja dengan banyak karakter di dalamnya, mengenali cara kerja
mereka itu penting, tapi kita perlu membuat satu kesamaan yang perlu dibiasakan
yaitu Bahasa Komunikasi. Pekerjaan yang butuh high movement akan sangat rentan
dengan miss informasi, yang dampaknya? Tentu pada output hasil kerja. Bisa jadi
atasan kita memberikan task untuk sekedar membantunya atau bahkan memang perlu
kita yang men-deliver tugas tersebut.
Kita perlu menerapkan “Treat the people as people” . Ya entah
ke sesame peer rekan kerja, terlebih pada atasan atau bahkan bawahan kita.
Seringkali kita atau atasan memberikan tugas yang sebenarnya
harmless, namun karena kurang bisa mengomunikasikan dengan tepat akhirnya
berubah jadi harmfull bagi si penerima tugas tersebut.
Lalu, formula apa yang perlu diterapkan dalam bahasa komunikasi
task assignment?
Keywordnya adalah : Q-Q-T-R = Specify and Scope
Quantity = how much is required?
Quality = how good does it need to be?
Time = when is it expected to be complete?
Resource = what is available, how do I access resources, how do I secure more if necessary?
Balik lagi pada perintah tugas seperti ini
Walaupun memang atasan terkadang ingin melihat sejauh mana sebagai
bawahan mampu mengartikan perintah tersebut, bukan berarti menjadi atasan bebas
akan peran komunikasi efektif. Padahal bisa jadi ia sudah tahu keinginan dia
sendiri seperti apa. Tapi dengan biasnya perintah, maka outputnya bisa jadi
lebih luas dari ekspektasi sebenarnya dan itu bisa saja dianggapnya sebagai suatu
kesalahan. Nah, bahaya kan?Akhirnya selanjutnya kita hanya dianggap dan dicap sebagai
orang yang tidak nyambung baginya.
Jika dilihat dari perintah tersebut, quantitynya berapa, apakah
ini untuk Unit Bisnis A, atau Unit Bisnis B, Divisi Finance, Divisi Funding,
Divisi HR, Divisi Legal, Divisi Corporate Management, dan masih banyak lagi.
Jenjang levelnya? Non-Staff, Staff, Supervisor, Manager,
Head, General Manager, Director?
Apakah untuk setiap divisi atau level akan mendapatkan
minimal 2 – 5 pelatihan dalam jangka waktu 1 tahun atau berapa lama?
Dan tugas yang diberikan ini harus selesai dalam berapa
waktu? Perlu dipresentasikan atau hanya siapkan dalam bentuk soft file saja? Atau di
print out?
Lalu sumbernya mau dari mana?
Mari kita breakdown dalam tabel sederhana ini
Task to be completed |
“ Stef, tolong buatkan Silabus
Training ya!” |
Quality |
Harus dapat meningkatkan performa kerja baik soft skill
maupun hardskill, menunjang kinerja, menggabungkan teori manajemen berbasis kompetensi
dan Key Performance Indicator, menciptakan talenta yang outstanding sehingga
berdampak pada kinerja perusahaan dan atau dapat mendatangkan revenue. |
Quantity |
2 to 5 pelatihan per orang/level jabatan/divisi
kerja/Unit Bisnis |
Time Frame |
Per 3 Bulan, 6 Bulan, atau per 1 tahun untuk setiap divisi
atau satuan lainnya.
Kapan tugas ini harus diselesaikan? |
Resources |
Kompetensi karyawan, KPI karyawan, hasil Performance
Appraisal, interview Head, Training Need Analysis, atau
lainnya |
Untuk
penjelasan mengenai specify dan scope.
Oke, jika
kita tidak bisa mendeskripsikan untuk perintah tugas yang specify, maka kita
bisa pilih untuk kita kasih scope-nya saja. Batasan dari mana sampai mana tugas
itu diinginkan hasilnya. Sehingga penerima tugas masih diberikan ruang untuk
menggunakan kreatifitas dan inovasinya dalam mengembangkan perintah tersebut.
Sudah jelas
bukan? Dari perintah yang singkat itu, ternyata banyak miss informasi di
dalamnya?
Sekarang,
sebagai bagaian dari tim. Coba kita mulai perbaiki bahasa komunikasi yang tepat.
Ini melatih kita bukan hanya fokus pada tugas, tapi juga pada people di sekitar
kita. Mereka adalah aset, kita pun aset. So Threat people as people!
0 comments
Pengaturan komentar ini menggunakan moderasi. Harap bersabar ya. Terima kasih atas komentar yang dikirimkan.